Come si scrive un report: linee guida e consigli

Come si scrive un report? Quante volte ti sei fatto questa domanda? Probabilmente ti sei imbattuto spesso nelle famose relazioni di fine corso o post tirocinio. Durante il percorso formativo viene richiesto spesso un resoconto della materia studiata. Ma non è l’unico caso. Si può scrivere una relazione anche a conclusione di un percorso professionale, per un progetto specifico o come sintesi dei risultati in un determinato periodo di tempo all’interno di un’azienda. Le motivazioni per scrivere un report possono essere diverse ma le regole restano sempre le stesse.

Come si scrive una relazione

Come abbiamo detto: importa perché, importa come. In questo caso come si scrive un report. Perché non sono tutti uguali, ma tutti devono rispettare determinati standard. La chiarezza prima di tutto. Sappiamo che questa affermazione suona come una frase fatta, ma pur rischiando di risultare banali abbiamo preferito scriverla ugualmente. Ecco, magari non fare come noi. Le frasi fatte non sono un buon modo di scrivere l’introduzione di un report, ma sono sicuramente il modo migliore per iniziare questa breve guida in cui ti spiegheremo:

• Come scegliere l’obiettivo
• Come organizzare il lavoro
• Come ottimizzare il testo

Tre punti cardine della stesura e realizzazione di una reportistica d’effetto.

Come fare una relazione: il tema

Prima parlavamo di chiarezza. La cosa che ci colpisce più di tutte quando invitiamo i nostri studenti a scrivere una relazione è il tempo che impiegano a focalizzare l’obbiettivo ultimo del lavoro che gli viene richiesto. Questo accade sempre, non perché i nostri studenti siano più resistenti di altri a lavorare per obiettivi. Purtroppo la centralità dell’argomento spesso viene meno, all’inizio non si comprende precisamente di cosa si vuole parlare. Ci si convince che sia sufficiente trascrivere quello che si è studiato o l’esperienza professionale e formativa vissuta. Eppure la vera differenza la si fa quando a monte si riesce a stabilire di cosa si vuole parlare. Una volta stabilito il messaggio, l’obiettivo e il focus del testo sarà anche più semplice organizzare il lavoro, cercare le fonti e progettare la stesura.

Scrivere un report: l’organizzazione

Quando hai individuato il tema puoi già pianificare. La fase della pianificazione, in cui si produce la scaletta per la scrittura di una relazione è particolarmente emozionante. Il progetto sta prendendo piede sotto i tuoi occhi. Purtroppo ci insegnano a fare le scalette quando siamo piccoli, alla scuola dell’obbligo, quando ancora non comprendiamo pienamente l’importanza di questo strumento.

Su un foglio è sufficiente stilare un elenco degli argomenti più rilevanti, secondo l’ordine in cui verranno trattati. Un ordine che deve seguire una logica: dalla premessa (le intuizioni preliminari) alle conclusioni.

Anche lo studio delle fonti va pianificato e organizzato. Ci si deve assicurare che siano autorevoli, sempre. Dopo averle individuate devono essere sempre registrate. Tenere conto delle fonti ti permetterà di lavorare anche a una bibliografia di supporto, un dettaglio che rende la scrittura di una relazione molto più autorevole.

In conclusione di questo paragrafo volevamo fornirti noi una scaletta ipotetica per lavorare con ordine e ottenere un flusso di studio e scrittura più efficiente:

• Introduzione: presentazione e motivazione
• Testo della relazione: aspetti esaminati, metodo e strumenti usati
• Conclusione: valutazione, riflessioni finali e proposte future

Scrivere una relazione non è una questione di stile

Si potrebbe dire che lo stile c’entra, ma molto poco. L’ispirazione è quella spinta che ti porta a scegliere un argomento piuttosto che un altro, ma da sola fa poco. Per scrivere bene e far giungere il proprio testo al pubblico in maniera incisiva è necessaria una certa tecnica. Per riassumere, sul finire di questo articolo, possiamo affermare che una buona ottimizzazione del testo prevede:

• Frasi breve e dirette
• Un linguaggio semplice e privo di eccessivi tecnicismi
• Evitare ripetizioni, giri di parole e uno stile troppo sontuoso

Usare grafici e tabelle può servire a rendere il testo più dinamico e stimolante. Negli ultimi anni, complici i social e la contrazione del linguaggio scritto a vantaggio di un approccio più visual, sono molto apprezzate e addirittura richieste fotografie e immagini, nonché infografiche e tutto ciò che può portare valore aggiunto e canali di comprensione nuovi. Integrare con diverse risorse e contenuti si rivela una scelta vincente, soprattutto quando il target a cui si rivolge il testo non è formato da specialisti.

Un altro consiglio spassionato riguarda la formattazione del testo. Fondamentale per rendere la relazione snella e gradevole ai futuri lettori (magari proprio coloro che devono valutarla). Ecco alcuni dei consigli che abbiamo raccolto dai nostri studenti dei corsi di laurea:

• Usa un font ad alta leggibilità, per lettura su carta e monitor
• Evidenzia i concetti chiave in grassetto
• Usa elenchi puntati e numerati
• Dividi il testo in blocchi

Insomma, evita i muri di testo. Cerca di fare come abbiamo fatto noi nella stesura di questo articolo, suddividendolo in paragrafi e creando liste.

Queste sono indicazioni di massima, quelle essenziali per iniziare a produrre una buona reportistica, incisiva e capace di trasmettere in modo trasparente e incisivo il frutto del tuo percorso di ricerca o lavoro.

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